Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

GOUVERNANCE À L'ÉGARD DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS:

 

Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

 

Nouvelle loi sur la protection des renseignements personnels pour les entreprises privées

Le 21 septembre 2021, l'Assemblée nationale a adopté le projet de loi 64, Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (maintenant la Loi 25).  Cette loi modifie une vingtaine de lois ayant trait à la protection des renseignements personnels, dont notamment la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi sur le secteur privé) et la Loi sur le cadre juridique des technologies de l'information.  Les cliniques privées d'ergothérapie sont assujetties à ce projet de loi.

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Encadrement applicable à la conservation et à la destruction des renseignements personnels : 

Tel que stipulé dans le code des professions, chapitre C-26, r. 121.1, Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation et sur la cessation d’exercice des membres de l’Ordre des ergothérapeutes du Québec, à l’article 17, L’ergothérapeute doit conserver chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service rendu.  Après cette échéance, le dossier est détruit de façon sécuritaire, sous réserve d’un autre délai de conservation prévu par une loi.

 

Rôles et responsabilités des membres du personnel :

• Chaque ergothérapeute œuvrant au sein de la Clinique Hope est responsable de la destruction de ses dossiers en utilisant les moyens établis par les lois.

• La conservation sécuritaire des renseignements personnels est une responsabilité sérieuse et chaque membre du personnel s’assure de respecter les moyens décrits par la loi.

 

Encadrement applicable à la collecte de renseignements personnels :

• Dans le cadre des fonctions de la Clinique Hope, la collecte de renseignements personnels sert au processus clinique ergothérapique (évaluation, mise sur pied du plan d’intervention, déroulement du suivi thérapeutique, processus de fermeture du dossier). 

• Les renseignements personnels concernant un mineur de moins de 14 ans ne peuvent être recueillis auprès de celui-ci sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, sauf lorsque cette collecte est manifestement au bénéfice du mineur.

• La personne qui recueille des renseignements personnels auprès de la personne concernée doit, lors de la collecte et par la suite sur demande, l’informer :

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1. des fins auxquelles ces renseignements sont recueillis ;

2. des moyens par lesquels les renseignements sont recueillis ;

3. des droits d’accès et de rectification prévus par la loi ;

4. de son droit de retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.

5. le cas échéant, du nom du tiers pour qui la collecte est faite

6. de la possibilité que les renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec ;

7. de la durée de conservation de ces renseignements, ainsi que des coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels.

 

À la Clinique Hope, les clients sont informés de ces procédures via le consentement de transmissions des renseignements personnels qu’ils signent obligatoirement lors de l’ouverture du dossier ainsi que via le site Internet de l’entreprise.  Le personnel de la Clinique Hope s’assure que l’information est transmise à la personne concernée en termes simples et clairs, quel que soit le moyen utilisé pour recueillir les renseignements. Lorsque la demande de consentement est faite par écrit, elle est présentée distinctement de toute autre information communiquée à la personne concernée.  Lorsque celle-ci le requiert, l’ergothérapeute lui prête assistance afin de l’aider à comprendre la portée du consentement demandé.

 

 

Encadrement applicable à la détention, utilisation et non communication des renseignements :

• L’ergothérapeute doit veiller à ce que les renseignements qu’elle détient sur le client soient à jour et exacts au moment où elle les utilise pour prendre une décision relative à la personne concernée avec le meilleur jugement clinique possible.

• Un renseignement personnel peut toutefois être utilisé à une autre fin sans le consentement de la personne concernée dans les seuls cas suivants :

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1. lorsque son utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles il a été recueilli ;

2. lorsque son utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée ;

3. lorsque son utilisation est nécessaire à des fins de prévention et de détection de la fraude ou d’évaluation et d’amélioration des mesures de protection et de sécurité ;

4. lorsque son utilisation est nécessaire à la prestation d’un service demandé par la personne concernée ;

5. lorsque son utilisation est nécessaire à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques et qu’il est dépersonnalisé (ne permet plus d’identifier directement la personne concernée).

6. lorsque son utilisation est requise aux fins d’une poursuite pour infraction à la loi ;

7. lorsque qu’il y a une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée ;

8. en vue de prévenir un acte de violence, dont un suicide, lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves menace une personne ou un groupe de personnes identifiables et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence (les renseignements peuvent alors être transmis à la ou aux personnes exposées à ce danger, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours ; l’ergothérapeute doit obligatoirement inscrire cette communication au dossier);

9. lorsqu’une qu’il sert à une personne qui, en vertu de la loi, peut recouvrer des créances pour autrui ou pour l’entreprise et qui le requiert à cette fin dans l’exercices de ses fonctions ;

10. à un services d’archives (non applicable à la Clinique Hope) ;

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• Nul ne peut communiquer à un tiers les renseignements personnels qu’il détient sur autrui, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne le prévoie.

• Le membre du personnel de la Clinique Hope qui détient des renseignements personnels sur les clients doit, à la demande de la personne concernée, lui en confirmer l’existence et lui donner communication de ce renseignement en lui permettant d’obtenir une copie.  À la demande du requérant, un renseignement personnel informatisé doit être communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible. Un renseignement personnel informatisé recueilli auprès du requérant lui est, à sa demande, communiqué dans un format technologique structuré et couramment utilisé.  Ce renseignement est aussi communiqué à sa demande à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement.  Lorsque le requérant est une personne handicapée, des mesures d’accommodement raisonnables doivent être prises, sur demande, pour lui permettre d’exercer le droit d’accès prévu par la loi.

• Toute personne peut, si le renseignement personnel la concernant est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisés par la loi, exiger qu’il soit rectifié.

• La personne concernée par un renseignement personnel peut exiger d’un membre du personnel de la Clinique Hope qu’elle cesse la diffusion de ce renseignement ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à son nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique.

 

Une demande d’accès ou de rectification ne peut être considérée que si elle est faite par écrit par une personne concernée, à titre de représentant d’héritier, de successible de cette dernière, à titre de liquidateur de la succession, à titre de bénéficiaire d’assurance-vie ou d’indemnité de décès, à titre de titulaire de l’autorité parentale, même si l’enfant mineur est décédé ou à titre de conjoint ou de proche parent d’une personne décédée.  La demande est adressée au responsable des renseignements personnels.  Cette personne doit répondre par écrit à la demande d’accès ou de rectification, avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de la demande.  À défaut de répondre dans les 30 jours de la réception de la demande, la personne est réputée avoir refusé d’y acquiescer.  Le refus doit être motivé en indiquant la disposition de la loi sur laquelle ce refus s’appuie, les recours qui s’offrent au requérant et le délai dans lequel ils peuvent être exercés. Le requérant a droit à de l’assistance pour l’aider à comprendre le refus.  Lorsque le responsable des renseignements personnels acquiesce à une demande de rectification, elle doit délivrer sans frais à la personne qui l’a faite une copie de tout renseignement personnel modifié ou ajouté ou, selon le cas, une attestation de la suppression d’un tel renseignement.

 

• L’ergothérapeute doit porter à la connaissance de son client et au public l’endroit où ces renseignements personnels sont accessibles et les moyens d’y accéder. 

• À la Clinique Hope, des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission des renseignements personnels, une fois que le client a été avisé du montant approximatif exigible.

• Les membres du personnel de la Clinique Hope sont en droit de refuser de donner communication à une personne d’un renseignement la concernant lorsque la divulgation révélerait vraisemblablement un renseignement personnel sur un tiers ou l’existence d’un tel renseignement et que cette divulgation serait susceptible de nuire sérieusement à ce tiers, à moins que ce dernier ne consente à sa communication ou qu’il ne s’agisse d’un cas d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée.

• Les membres du personnel de la Clinique Hope peuvent communiquer au conjoint ou à un proche parent d’une personne décédée un renseignement personnel qu’elle détient concernant cette personne, si la connaissance de ce renseignement est susceptible d’aider le requérant dans son processus de deuil et que la personne décédée n’a pas consigné par écrit son refus d’accorder ce droit d’accès. 

• Les membres de la Clinique Hope doivent refuser de donner communication d’un renseignement personnel à l’héritier, au représentant d’héritier, au successible de la personne, au de liquidateur de la succession, au bénéficiaire d’assurance-vie ou d’indemnité de décès, à moins que cette communication ne mette en cause les intérêts et les droits de la personne qui le demande à titre de liquidateur, de bénéficiaire, d’héritier ou de successible.

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Processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels :

 

• Un ergothérapeute qui a des motifs de croire que s’est produit un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel qu’elle détient doit prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent. 

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La loi 25 stipule qu’un incident de confidentialité est :

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1. l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel;

2. l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel ;

3. la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel ;

4. la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

 

• Si un incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, le membre du personnel doit, avec diligence, aviser la Commission d’accès à l’information instituée par l’article 103 de la Loi sur l’accès aux documents et organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2. 1).  Lorsqu’un incident se produit, les membres du personnel de la Clinique Hope ont le devoir de compléter un Rapport d’incident de confidentialité des renseignements personnels.  Le responsable de la protection des renseignements personnels doit obligatoirement inscrire l’incident dans le Registre des incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels.

• Le membre du personnel de la Clinique Hope doit également aviser toute personne dont un renseignement personnel est concerné par l’incident.  Elle peut également aviser toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer ce risque, en ne lui communiquant pas les renseignements personnels nécessaires à cette fin sans le consentement de la personne concernée.  Dans ce dernier cas, le responsable des renseignements personnels doit enregistrer la communication.